采用支持強(qiáng)化內(nèi)部管控的系統(tǒng)平臺intra-mart
升級版本、通過對接公司內(nèi)外系統(tǒng)提高業(yè)務(wù)效率

佳能光學(xué)設(shè)備（上海）有限公司

總部位于中國上海的佳能光學(xué)設(shè)備（上海）有限公司（以下簡稱“佳能光學(xué)設(shè)備”）從事制造半導(dǎo)體及液晶面板生產(chǎn)設(shè)備的銷售。自2002年成立以來，公司的業(yè)務(wù)規(guī)模逐年擴(kuò)大，現(xiàn)在已約有500名員工，并在中國以營業(yè)所為中心擁有19個辦事處。最初公司引入intra-mart要追溯到2012年。當(dāng)時的員工人數(shù)已超過百人，但是日常的差旅費和經(jīng)費結(jié)算業(yè)務(wù)都通過紙質(zhì)表格,及蓋章審批來進(jìn)行，導(dǎo)致經(jīng)常發(fā)生“蓋章拉力賽”的情況。因此為了提高差旅費和經(jīng)費結(jié)算業(yè)務(wù)的效率，公司采用了intra-mart。佳能光學(xué)設(shè)備從無紙化開始使用intra-mart，已于2020年5月進(jìn)行了版本升級，以佳能集團(tuán)嚴(yán)格的內(nèi)部管控為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了企業(yè)管理的強(qiáng)化。現(xiàn)在，在從供應(yīng)商和客戶的管理業(yè)務(wù)到采購業(yè)務(wù)中都有廣泛運。

課題 Challenge

隨著業(yè)務(wù)的增長和公司規(guī)模的擴(kuò)大， 將現(xiàn)有系統(tǒng)升級為可以強(qiáng)化內(nèi)部管控和靈活應(yīng)對組織變更的系統(tǒng)變得更加必要

以前運行的是一種遞交式的業(yè)務(wù)流程：申請人先將Excel表單打印出來，然后由第一位審批人蓋完章后再交由下一位審批人蓋章。和日本一樣，在印章文化根深蒂固的中國，現(xiàn)在對于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)的申請與審批需要各種蓋章的“蓋章拉力賽”仍然屢見不鮮。

2012年，隨著據(jù)點的擴(kuò)大和人員的增加，佳能光學(xué)設(shè)備在類似差旅費和經(jīng)費結(jié)算業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程中面臨重大的課題。當(dāng)時擔(dān)任會計，會經(jīng)常使用到財務(wù)和會計系統(tǒng)的管理部副部長吳俊昕先生回顧道：“各據(jù)點的支付處理都集中在上?？偛?，因此通過人工確認(rèn)金額，以及手動轉(zhuǎn)記數(shù)據(jù)的處理需要花費大量的時間。”另外，紙質(zhì)表格很難保留歷史記錄，在遞交的途中經(jīng)常發(fā)生丟失的情況。因此，從內(nèi)部管控的角度來說，加快引入系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化是當(dāng)時的一大課題。

佳能光學(xué)設(shè)備（上海）有限公司
管理部　副部長
吳俊昕　先生

以intra-mart為系統(tǒng)平臺構(gòu)建了差旅費/經(jīng)費結(jié)算系統(tǒng)后，廢除紙質(zhì)表格，完全實現(xiàn)無紙化，通過業(yè)務(wù)流程數(shù)字化保留歷史記錄也解決了先前所述的課題。此外，與財務(wù)/會計系統(tǒng)進(jìn)行對接后，也大幅度減少了金額核對和過賬處理所需的時間，在提高業(yè)務(wù)效率和加強(qiáng)內(nèi)部管控兩方面都取得了成效。

然而，在歡呼聲中，隨著之后業(yè)務(wù)規(guī)模的極速擴(kuò)大，據(jù)點數(shù)和員工數(shù)的不斷增加，組織變更變得更為復(fù)雜。從而將系統(tǒng)升級成在對接其他系統(tǒng)的人力資源及組織數(shù)據(jù)的同時，可以更方便地更改審批流程、根據(jù)需求內(nèi)部自己可以迅速制作頁面的系統(tǒng)變得迫在眉睫。

引入 Introduction

升級具有豐富的低代碼開發(fā)功能的intra-mart
重建可以嚴(yán)格把控內(nèi)部管控制度的系統(tǒng)

為了應(yīng)對由公司規(guī)模擴(kuò)大帶來的系統(tǒng)升級，佳能光學(xué)設(shè)備決定繼續(xù)采用intra-mart，并進(jìn)行升級（從舊版本的“intra-mart WebPlatform”升級到當(dāng)前版本的“intra-mart Accel Platform”）。員工數(shù)增長至500名的這么多年來，大家早已習(xí)慣了一直使用著的差旅費/經(jīng)費結(jié)算系統(tǒng)，“外加，如果是簡單的紙質(zhì)表格的話，我們內(nèi)部自己也可以通過使用可以輕松制作Web頁面的工具‘IM-FormaDesigner’來進(jìn)行頁面設(shè)計也是我們決定升級intra-mart的原因之一”管理部吳副部長說道。

管理部吳副部長解釋道：“與引入intra-mart之初相比，由于組織發(fā)生了巨大的擴(kuò)大和改變，我們需要從頭開始整理數(shù)據(jù)重建系統(tǒng)。為了重建可以嚴(yán)格把控內(nèi)部管控制度的系統(tǒng)，我們決定繼續(xù)采用具有豐富的低代碼開發(fā)功能的intra-mart。”

另一方面，由于資源限制，我們很難在公司內(nèi)部自行構(gòu)建系統(tǒng)，因此公司委托我們的老朋友日鐵軟件(上海)有限公司為我們提供從版本升級到系統(tǒng)構(gòu)建的全方位的支持。項目雖然啟動于2019年7月，但受到疫情的影響，比原計劃推遲了幾個月，于2020年5月正式運行。

效果 Effect

對接人力資源系統(tǒng)，支持最新的組織審批流程
通過版本升級大幅度提高響應(yīng)速度

雖然當(dāng)初引入intra-mart的契機(jī)是為了差旅費/經(jīng)費結(jié)算業(yè)務(wù),但現(xiàn)在佳能光學(xué)設(shè)備的其他各種業(yè)務(wù)也都在intra-mart平臺上運行。其中之一便是采購業(yè)務(wù)中的供應(yīng)商管理。以前需要通過電話或郵件來委托采購部門進(jìn)行訂貨，但現(xiàn)在從事先申請到訂購、再到付款申請為止的一系列的業(yè)務(wù)流程都在升級后的系統(tǒng)中完全數(shù)字化，由申請人自己詳細(xì)填寫交易有效期限及使用部門等供應(yīng)商的相關(guān)信息，這樣更有助于強(qiáng)化內(nèi)部管控。

此外、通過對接人力資源系統(tǒng)，將組織變更的最新人力資源/組織數(shù)據(jù)導(dǎo)入intra-mart，可以更加準(zhǔn)確且靈活地更改審批流程。管理部吳副部長還這樣評價道：“系統(tǒng)更新后，制作遵循公司規(guī)章制度的審批流程變得容易，還可以根據(jù)案件內(nèi)容的不同動態(tài)添加對應(yīng)的審批人。當(dāng)初的目標(biāo)之一‘強(qiáng)化內(nèi)部管控’得以實現(xiàn)?！?/p>

管理部　安全/信息管理課
李原美　女士

另一方面，也提高了公司內(nèi)部員工使用的便利性。通過將本期的預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，在intra-mart上可以掌握分配給各部門的經(jīng)費，有助于所屬部門的預(yù)算與實際金額的管理。清楚了解申請經(jīng)費時的最新預(yù)算和實際數(shù)據(jù)，可以提高控制經(jīng)費的意識。

負(fù)責(zé)intra-mart等各種系統(tǒng)的管理部吳副部長的下屬李原美女士從實際作業(yè)的角度評價道：“版本升級后，系統(tǒng)的響應(yīng)速度也有了顯著提高，大大提高了業(yè)務(wù)效率。進(jìn)行定期維護(hù)時，即使需要查詢近6萬條案件，也可以在1、2秒內(nèi)完成?！?/p>

未來 Future

計劃對接公司內(nèi)外的系統(tǒng)和服務(wù)
減少人工作業(yè)，進(jìn)一步推進(jìn)內(nèi)部管控的強(qiáng)化

版本升級后，佳能光學(xué)設(shè)備廣泛使用支持提高內(nèi)部管控的系統(tǒng)平臺intra-mart，現(xiàn)在在計劃和其他系統(tǒng)進(jìn)行對接。管理部吳副部長憧憬道：“除了合同管理等公司內(nèi)部運行的幾個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)外，公司還將把intra-mart與中國預(yù)定機(jī)票、酒店的大型網(wǎng)站‘Ctrip’(攜程)等外部服務(wù)進(jìn)行對接，來減輕業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，提高全公司的業(yè)務(wù)效率?！?/p>

其中，最近考慮的是與外部的銀行系統(tǒng)進(jìn)行對接。現(xiàn)在，審批結(jié)束后的經(jīng)費支付流程需要先從intra-mart系統(tǒng)上下載文件，然后分別手動輸入至財務(wù)/會計系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)。如果通過intra-mart將這2個系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接的話，不但可以杜絕由人工作業(yè)而導(dǎo)致的各種錯誤，還可以保持所有數(shù)據(jù)的一致性。當(dāng)然，沒有手工作業(yè)的介入，內(nèi)部管控也可以得到更進(jìn)一步的強(qiáng)化。

管理部副部長吳先生說道：“今后我們也將繼續(xù)根據(jù)安全策略來確保安全性，同時，也會通過對接各種系統(tǒng)來提高業(yè)務(wù)效率和加強(qiáng)內(nèi)部管控。”

基本信息

• 佳能光學(xué)設(shè)備（上海）有限公司

• 地點上海市南昌路45號城匯大廈18樓

• 成立2002年

• 業(yè)務(wù)內(nèi)容為中國大陸地區(qū)的顧客企業(yè)提供佳能半導(dǎo)體及液晶板生產(chǎn)設(shè)備的營業(yè)支持，零件銷售以及技術(shù)支持等售后服務(wù)工作

• 網(wǎng)址http://www.canon-ie.com.cn/

負(fù)責(zé)引入intra-mart的合作伙伴 日鐵軟件（上海）有限公司

近年來，中國的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)迅速崛起，以傳統(tǒng)紙張為中心的各種業(yè)務(wù)資料也在逐步電子化?！癷ntra-mart Accel Platform”對現(xiàn)有業(yè)務(wù)具有出色的兼容性、可行性和擴(kuò)展性，能夠靈活應(yīng)對佳能光學(xué)設(shè)備的需求。在掌握日企在中國發(fā)展階段的實際需求，運用中國新技術(shù)的同時，今后我們也將繼續(xù)為客戶提供有助于改善業(yè)務(wù)管理效率和遵守公司規(guī)則的規(guī)范化系統(tǒng)。

解決方案推進(jìn)1部
經(jīng)理
陸晨華 先生