物流行業(yè)的IT改革

美設國際貨運有限公司

美設集團是一家國際領先的物流企業(yè)，總部設立在上海。自2004年以來，該集團在上海和中國的其它地方已經(jīng)發(fā)展成為海運拼箱的市場領導者。除了核心業(yè)務以外，美設持續(xù)擴張，發(fā)展多元化經(jīng)營，使之成為一家優(yōu)質(zhì)的綜合性物流方案提供商。目前，美設集團在全球擁有21家分公司及辦事處，8家全資子公司和合資公司，并在香港和美國各設立了海外分公司，并得到選定合作伙伴的全球網(wǎng)絡支持。

IT改革的必要性

美設國際貨運有限公司作為國際物流行業(yè)的龍頭企業(yè)，時間＝金錢，如何提高工作效率是公司最關心的內(nèi)容。美設國際原有一套金蝶財務系統(tǒng)和一套自己開發(fā)的OA系統(tǒng)。原OA系統(tǒng)缺乏工作流管理。員工的經(jīng)費，休假等申請都需通過線下紙面提交。導致員工對自己剩余假期、經(jīng)費預算、報銷流程不了解、不清楚、不清晰；HR每次花費大量時間統(tǒng)計制作各種報表；管理者對各種審批的歷史記錄查詢不方便等等線下工作的弊端顯露無疑。且現(xiàn)有的紙面工作已難以應付頻繁的人員流動及部門調(diào)崗。單單員工的報銷，每個月就有100件以上的工作量，嚴重影響了工作效率。限于種種因素，2013年6月美設國際開始進行IT改革，用系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的線下操作大大提高工作效率的同時全面實現(xiàn)無紙化辦公，降低了企業(yè)運營成本。

IT改革目的及系統(tǒng)選型的關鍵所在

本次美設國際將日常業(yè)務進行需求梳理后如下圖所示：

intra-mart實施效果

美設國際信息技術(shù)部沈總監(jiān)這樣總結(jié)道：“intra-mart系統(tǒng)的實施對于員工來說審批流程清晰可見，對于領導來說能夠設置代理審批、查看履歷非常方便。HR每個月都需要做很多統(tǒng)計，用intra-mart的統(tǒng)計查詢功能可以很方便地完成這些業(yè)務，對我們的內(nèi)控管理也提供了很大的貢獻。另外，工作流報銷數(shù)據(jù)直接與財務金蝶系統(tǒng)聯(lián)動，無需數(shù)據(jù)導入導出，降低以往人工操作時的錯誤發(fā)生率且極大的提高了工作效率?！?/p>

美設國際信息技術(shù)部負責人顧先生表示：“intra-mart產(chǎn)品的工作流設定非常方便，創(chuàng)建新流程不需花費大量人工，具有很強的擴展性，我們在intra-mart平臺上自行開發(fā)了預算管理、采購、考勤管理、工資、人事等很多運用程序，都非常滿意。”

另外，沈總監(jiān)和顧先生均表示：“原本審批工作也好，跨部門的業(yè)務流轉(zhuǎn)也好因為都沒有正規(guī)的流程，在需求整理時非?；〞r間。在系統(tǒng)開發(fā)完成后，勢必會發(fā)生很多調(diào)整。得益于intra-mart的靈活性，調(diào)整流程也非常方便?！鳖櫹壬€說：“intra-mart所見即所得的特性，使得開發(fā)完成的工作流可以馬上用于測試，發(fā)現(xiàn)問題后馬上又可以更改，不斷改進的過程中使得最終開發(fā)完成的系統(tǒng)滿足了各部門的業(yè)務需求?！?/p>

今后的發(fā)展

      沈總監(jiān)說，今后有待提升HR相關的系統(tǒng)功能，主要體現(xiàn)在人員培訓及招聘方面。另外，美設集團有20多家分支機構(gòu)，今后會向集團推薦預算管理模塊等工作流相關系統(tǒng)。

基本信息

• 美設國際貨運有限公司

• 成立2004年

• 職工數(shù)約800名

• 分支機構(gòu)20多家

• 業(yè)務內(nèi)容國際領先的物流企業(yè)，服務包含全球拼箱，整箱，空運，倉儲，物流，配送，危險品運輸，報關和國際貿(mào)易等。